Analisis Strategi Operasional Kantor Pos Besar Yogyakarta (Perusahaan Jasa)

Pos Besar Yogyakarta merupakan bagian dari PT. Pos Indonesia di bawah naungan kementrian BUMN yang secara signifikan memiliki kekuatan pada jaringannya yang luas, pengenalan merek yang kuat, pengalaman jangka panjang, kualitas layanan dalam distribusi dan investasi dalam teknologi baru termasuk layanan online shopping. 

Analisis Strategi Operasional Kantor Pos Besar Yogyakarta

Pos Besar Yogyakarta merupakan bagian dari PT. Pos Indonesia di bawah naungan kementrian BUMN, dimana perusahaan ini memiliki jaringan yang sangat luas hingga 4.800 kantor pos online. Jumlah titik layanan (Point of Sales) mencapai 58.700 titik dalam bentuk kantor pos, Agenpos, Mobile Postal Service, dan lain lain (posindonesia.co.id). Banyak Kantor Pos telah digantikan oleh Agen Pos untuk mengurangi biaya operasional dan pemeliharaan serta untuk menjaga kepadatan jaringan juga.

PT. Pos Indonesia telah berdiri sejak 26 Agustus 1746 yang artinya telah memiki citra merek yang kuat yang dikenal oleh masyarakat Indonesia. Ini berarti perusahaan telah memiliki basis pelanggan setia karena mempromosikan merek tepercaya dan citra ramah sederhana selama bertahun-tahun.

Inovasi terus dilakukan oleh Pos Indonesia antara lain pembangunan Post Shop yang merupakan pengembangan bisnis ritel yang diimplementasikan untuk merubah image Kantor pos konvensional menjadi Kantor Pos modern dengan pola layanan one stop shopping, yaitu Postal Services (jasa ritel) berupa layanan pengiriman surat, paket, jasa keuangan, penjualan Postal items (meterai, prangko, produk filateli dan lain lain), layanan Online Shopping (posindonesia.co.id).

Selain itu PT Pos Indonesia (Persero) menandatangani nota kesepahaman bersama 12 BUMN untuk menjalankan Sistem Logistik Nasional (Silognas) secara kian mulus (seamless logistic). Hal ini tentu akan menjadi peluang baru yang sangat signifikan bagi PT. Pos Indonesia.

Di sisi lain, kelemahannya adalah biaya operasional yang tinggi, budaya kerja dan permasalahan yang timbul karena PT. Pos Indonesia merupakan Badan Usaha Milik Negara. Biaya yang ditawarkan oleh PT. Pos Indonesia untuk ukuran berat kisaran per 1kg cenderung lebih mahal dibandingkan dengan perusahaan lain. Selain itu, waktu yang dibutuhkan juga lebih lama dibandingkan dengan jasa pengiriman lainnya. Namun jika berat barang yang dikirim adalah 3kg atau lebih, maka biaya yang ditawarkan lebih murah, tetapi waktu pengiriman tetap lebih lama daripada jasa lain.

Selain itu, seringkali kurir PT. Pos Indonesia tidak mengantar barang pelanggan ke tempat tujuan melainkan hanya di sampai pada lokasi agen pos terdekat. Kemudian pelanggan akan diminta untuk mengambilnya secara personal. Hal ini berbeda dengan jasa pengiriman lain yang mengantarkan setiap barang pelanggan ke tempat tujuan (rumah).

Dari sisi customer service, PT. Pos Indonesia juga terkesan lebih lamban dalam menangani setiap keluhan pelanggan. Tuntutan ganti rugi untuk setiap kesalahan yang terjadi pada pengiriman juga terkesan sangat lama. Berdasarkan ketentuan yang telah disebutkan di web resmi PT. Pos Indonesia: 2 bulan untuk EMS, 3 bulan untuk internasional, dan 4 bulan untuk paket biasa. Selain itu jumlah pengembalian juga tidak akan senilai dengan barang sebenarnya.

Analisis Lokasi Kantor Pos Besar Yogyakarta
(kelebihan dan kelemahan)

Lokasi Kantor Pos Besar Yogyakarta
Kantor Pos Besar Yogyakarta terletak pada titik nol kilometer tepatnya di Jl. Panembahan Senopati No.2, Prawirodirjan, Kec. Gondomanan, Kota Yogyakarta, Daerah Istimewa Yogyakarta. Lokasi ini merupakan pusat kota Yogyakarta. Sehingga sangat mudah di akses dari berbagai arah, baik dari arah selatan, utara, barat, dan timur. 
Kantor Pos Besar Yogyakarta terletak di daerah wisata yogyakarta dan berdekatan dengan pusat perbelanjaan (malioboro). Kawasan nol km juga menjadi pusat perekonomian bagi masyarakat kota Yogyakarta karena letaknya yang strategis, sehingga memiliki nilai ekonomi dan aspek pariwisata yang sangat mendukung. Kawasan titik nol km ini adalah kawasan wisata yang terdapat banyak sekali bangunan kuno peninggalan Belanda. 

Sebelah barat bangunan Kantor Pos Besar Yogyakarta berseberangan dengan kantor BNI Yogyakarta. Sebelah timur bangunan Yogyakarta berbatasan dengan kantor perwakilan Bank Indonesia Yogyakarta, dan sebelah utara gedung Kantor Pos Besar Yogyakarta berseberangan dengan Monumen Serangan Umum 1 Maret yang dibatasi oleh Jl. Panembahan Senopati. Hal ini memberi keuntungan tersendiri bagi Kantor Pos Besar Yogyakarta.

Tetapi lokasi tersebut juga memiliki kekurangan terkait dengan masalah transportasi. Kawasan nol kilometer murupakan kawasan lalu lintas yang cukup padat setiap harinya. Hal ini berpengaruh terhadap kelancaran transportasi dan pengiriman barang yang dilakukan oleh Kantor Pos Besar Yogyakarta. Selain arus lalu lintas yang padat, jumlah pengunjung juga dapat menyebabkan kemacetan pada transportasi. Ini juga akan menghambat kelancaran pengiriman barang yang dilakukan.

Di lain sisi, lokasi ini juga menimbul permasalahan terkait tempat parkir kendaraan pelanggan. Kantor Pos Besar Yogyakarta tidak memiliki lahan parkir sendiri untuk pelanggannya, sehingga pelanggan terpaksa diarahkan ke tempat parkir umum yang jaraknya cukup jauh. Ini merupakan nilai negatif bagi Kantor Pos Besar Yogyakarta.

Analisis strategi PT. Pos Indonesia berdasarkan pada Porter’s Five Forces Analysis 
(Studi: Kantor Pos Besar Yogyakarta)

1. Threat of new entrants (hambatan pendatang baru)

Risiko pesaing baru yang memasuki pasar pos Indonesia mulai meningkat secara bertahap, yang secara langsung maupun tidak langsung ikut dipengaruhi oleh liberalisasi pasar dan juga penerapan kebijakan perdagangan bebas yang mulai di berlakukan di Indonesia. Namun persaingan yang intensif tidak terjadi di semua jajaran layanan yang termasuk dalam kategori layanan yang bersifat universal tetapi hanya di beberapa segmen pasar pos yang terkait dengan pengangkutan barang di pusat kota besar. Alasannya adalah karena pesaing baru yang memasuki pasar pos baik sebagai perusahaan baru atau sebagai perusahaan yang sudah aktif (misalnya dalam layanan kurir) akan lebih memilih untuk fokus di daerah perkotaan besar yang memiliki peluang lebih baik untuk ekspansi. 

selain itu persaingan di pasar pos berkembang cukup lambat meskipun telah diliberalisasikan. Tentu saja ini berbeda dengan pasar bisnis lain yang cenderung sangat cepat dan kompetitif. Hal ini karena pesaing baru mungkin menghadapi kendala seperti kesulitan mencapai skala ekonomi di semua jangkauan layanan pos, kesulitan untuk memperoleh reputasi dan keandalan, penyediaan layanan berkualitas, dan biaya-biaya yang terkait dengan pembangunan. Selain itu, karakteristik geografi dan populasi di Indonesia juga membuat biaya pengumpulan dan pengiriman menjadi sangat tinggi di beberapa wilayah.

2. Threat of potential substitutes (Ancaman pengganti potensial)

Di era digital ini, pasar pos menghadapi produk substitusi yang meningkat seiring dengan kemunculan berbagai saluran komunikasi lain seperti telepon, email, dan internet. Surat klasik telah diganti dengan surat elektronik. E-billing dan e-statement juga mulai diterapkan oleh bank dan perusahaan telekomunikasi dan penggunaannya diperkirakan akan meluas di tahun-tahun mendatang. Selain itu, Direct mail sudah menjadi alat komunikasi yang gratis daripada kompetitif, yang berarti bahwa tantangan utama bagi PT. Kantor Pos Besar Yogyakarta adalah bagaimana bertahan di lingkungan baru ini atau menciptakan produk baru yang lebih menguntungkan, seperti keuangan, ritel, dan properti.

3. Bargaining power of customers (daya tawar pembeli/pelanggan)

Pelanggan besar Kantor Pos Besar Yogyakarta seperti bisnis jasa dan ritel memiliki daya tawar yang signifikan yang mengarah pada penurunan harga. Di pasar pos, daya tawar pembeli sangat besar di sektor perbankan, perusahaan asuransi dan penerbit (media publikasi). Pelanggan memiliki kekuatan untuk menurunkan harga yang ditawarkan oleh perusahaan terhadap produk-produk mereka. Dibalik cerita, sekali lagi, dengan teknologi digital baru dan produk substitusi elektronik, pelanggan selalu dapat mengurangi frekuensi pengiriman atau menangani pengiriman email internal mereka sendiri atau dapat mencari mode komunikasi tambahan dengan klien mereka. Selain itu pengiriman berupa produk lain (selain surat) juga dipengaruhi oleh jasa lain seperti jasa transportasi umum yang secara tidak terbuka juga menyediakan jasa pengiriman barang. Ini juga memberikan kesempatan kepada pelanggan untuk meningkatkan daya tawar yang lebih kuat dengan memanfaatkan pilihan-pilihan yang ada. Terlebih lagi, beberapa pelanggan besar juga telah membangun transportasi secara khusus untuk produk-produk mereka demi menghemat biaya pengiriman.

4. Bargaining power of suppliers (kekuatan tawar-menawar pemasok)

Pemasok umumnya tidak secara khusus mempengaruhi perilaku dan kinerja perusahaan pos, termasuk Kantor Pos Besar Yogyakarta.

5. Competitive rivalry within industry (persaingan kompetitif dalam industri) 

Yang terkuat dari lima kekuatan kompetitif adalah persaingan di antara pesaing yang berjuang untuk meningkatkan kinerja dan meningkatkan posisi mereka di pasar. Intensitas persaingan di pasar pos sudah tinggi di sektor kurir (pos kilat), pengiriman barang (selain surat), dan di sektor parsel. Tantangan di sektor-sektor ini semakin meningkat dan perubahan yang terjadi di tingkat ekonomi dan teknologi juga sangat menentukan. Tahun-tahun berikutnya, perusahaan pos akan semakin kompetitif terutama di daerah perkotaan.

Analisis Tata Letak Kantor Pos Besar Yogyakarta
(kelebihan dan kekurangan)

Tata Letak Kantor Post Besar Yogyakarta

Tata letak (lay out) Kantor Pos Besar Yogyakarta cukup kompleks dan padat karena antara gudang penyimpanan, Customer service, teller, ruang pameran, ruang museum, ruang kerja karyawan dan manajer, serta ruang lainnya terdapat dalam satu gedung atau bangunan. 

Jarak antara ruangan yang satu dengan yang lain tidak begitu jauh sehingga waktu siklus yang dibutuhkan untuk setiap proses lebih sedikit. Ini dapat menghemat banyak waktu yang dibutuhkan dalam setiap prosesnya. Misalnya, ketika pelanggan ingin mengambil barang, mulai dari pelanggan mengambil antrian hingga pengambilan barang tidak akan memakan waktu yang lebih lama apabila dibandingkan dengan kantor yang memiliki gudang penyimpanan di gedung yang berbeda.

Antara pintu masuk pelanggan dan pintu keluar pelanggan juga dipisahkan yang memberi kemudahan terhadap arah gerak pelanggan (sirkulasi). Ruang tunggu dan layanan pelanggan terletak pada satu ruang yang sama, dan berhadap-hadapan satu sama lain sehingga memudahkan pelanggan dalam menerima layanan. Kemudian area trafik berada di belakang kantor pos sehinga tidak akan mengganggu sirkulasi baik pelanggan maupun karyawan.

Tetapi konsep tata letak seperti ini juga memiliki kelemahan terutama bagi aktivitas karyawan. Sirkulasi yang terlalu padat akan menghambat proses yang dilakukan. Pasalnya konsep tata letak seperti ini hanya cocok diterapkan pada kantor-kantor yang berukuran kecil dengan jumlah karyawan yang sedikit. Sementara Kantor Pos Besar Yogyakarta memiliki banyak karyawan dan kurir yang bekerja pada waktu sama.

Referensi:
https://www.posindonesia.co.id/id
Yamin, Sara. 2009. Pengaruh Customer Service terhadap Loyalitas Pelanggan Kantor Pos Besar      
Medan. Ilmu Komunikasi, Universitas Sumatera Utara.
Sinulingga, Wita Elvirani. 2012. Pengaruh customer relations terhadap loyalitas konsumen (Studi 
pada Konsumen Pengiriman Paket PT Pos Indonesia, Jatinegara). Ilmu Komunikasi, 
Universitas Indonesia.
Aulia, Mutiara Arbaita. Perancangan dan Perencanaan Museum Filateli dan Kantor di Kantor 
Pos Besar Yogyakarta. Desain Interior, Institut Seni Indonesia Yogyakarta, 2017.
Jennings, D. F., & Lumpkin, J. R. (1992). Insights between environmental scanning activities 
and Porter’s generic strategies: An empirical analysis. Journal of Management, 18(4), 791-803.
https://jogja.tribunnews.com/2018/07/06/pemkot-lakukan-relokasi-parkir-dari-halaman-kantor-pos-besar. Diakses 10 september 2020.

Komentar